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文書檔案流程

一、一般公文處理時限規定:

(一)最速件:1日。

(二)速件:3日。

(三)普通件:6日。

(四)限期公文:

1、來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。

2、來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。

3、變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。

(五)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需30日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。

(六)專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需要自行訂定。

二、收文流程: 

(一)文書組:

電子文→轉檔入本校電子公文系統→分文取號→承辦人員

紙本文→掃瞄→轉成電子文→分文取號→承辦人員
 

(二)承辦人: 

填寫檔號及保存年限→擬辦→陳核或會簽相關單位→批示→歸檔。

三、發文流程: 

(一)來文: 

填寫檔號及保存年限→承辦人簽擬→陳核或會簽相關單位→批示→繕打→校對→用印→發文→歸檔。 

(二)創稿: 

承辦人員直接創稿擬辦→陳核或會簽相關單位→核稿→判行→填寫檔號及保存年限→繕打→校對→用印→發文→歸檔。

四、簽(內部)流程:

各單位內簽→承辦人簽擬→陳核或會簽 →批示→原承辦人→歸檔。

五、遞送公文流程:

承辦人→公文管制系統→登記桌登錄→會辦有關單位→秘書室判行→回原單位登記桌→回承辦人→公文管制系統結案。

六、歸檔流程:

經判行之公文(含創稿)並填上檔號及保存年限→承辦案件登記簿登錄該公文→歸檔→點收→整理→歸檔建檔→分卷裝訂→檔案上架 。 

七、調卷流程: 

填寫調案單→單位主管核章→文書組調卷登錄→業務單位運用→還卷→文書組調卷登錄。

八、稽催流程: 

(一)逾期未結案者→列印稽催單→承辦單位→辦理展期手續→歸檔→解除稽催管制。

(二)核准展期逾期未結案者→列印稽催單→承辦單位→歸檔→解除稽催管制。 

九、銷燬流程: 

整理檢調(依銷燬年限檢調)→依相關法規繕造銷燬清冊→簽核銷燬。

十、用印流程:

填用印申請書(有公文或簽者除外)→陳核→批示→用印。 

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